Estudos revelam que o capacity real do time corresponde à 32,5% do que vem sendo estimado no planejamento.
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A ideia de que trabalhar por longos períodos ininterruptos pode ser contraproducente é suportada por várias pesquisas e teorias na área de produtividade e gestão do tempo. A base dessa noção é que a capacidade de concentração e o desempenho cognitivo tendem a diminuir após períodos prolongados de trabalho focado. Aqui estão alguns pontos de embasamento:
- Lei de Parkinson: Esta lei sugere que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua realização. Isso implica que limitar o tempo dedicado a uma tarefa pode torná-lo mais eficiente.
- Curva de U-Invertido da Performance: Pesquisas em psicologia mostram que a performance em tarefas aumenta com o aumento do esforço mental até certo ponto, após o qual o excesso de trabalho leva a uma diminuição da performance.
- Fadiga e Decremento no Desempenho: Estudos em ergonomia e psicologia do trabalho demonstram que a fadiga mental aumenta com longos períodos de trabalho, levando a uma redução na eficiência e aumento de erros.
- Teoria dos Intervalos de Descanso: Pesquisas sugerem que intervalos de descanso regulares após períodos de trabalho ajudam a manter a performance cognitiva, criatividade e motivação. Métodos como a Técnica Pomodoro são baseados nesse princípio.
- Esgotamento de Recursos Mentais: A teoria do esgotamento de recursos mentais indica que a energia cognitiva é um recurso finito e pode ser esgotada com o uso contínuo. Intervalos de descanso ajudam a recarregar esses recursos.
- Estudos sobre Jornada de Trabalho: Pesquisas indicam que reduzir a jornada de trabalho para menos de 40 horas semanais pode aumentar a produtividade e a satisfação dos trabalhadores.
Analisando Horas Produtivas
Interrupções para participar de reuniões podem impactar negativamente o fluxo e o foco cognitivo, um fenômeno conhecido em psicologia como “custo de troca de tarefa” ou “efeito de interrupção”. Aqui estão alguns pontos-chave sobre como as interrupções afetam a produtividade e o foco:
Preparação para a Reunião:
O tempo de preparação para uma reunião pode variar de 15 minutos a várias horas, dependendo da natureza e da importância da reunião. Para reuniões rotineiras, os participantes geralmente gastam cerca de 15 a 30 minutos revisando a agenda, preparando materiais ou revisando notas. E como sabemos, normalmente os calendários acusam previamente 10 minutos antes do início de uma reunião.
Para reuniões mais importantes ou estratégicas, a preparação pode ser muito mais extensa.
Retorno ao Fluxo de Trabalho:
O estado de “fluxo”, também conhecido como estar “na zona”, é um estado de imersão profunda em uma tarefa. Interrupções, como reuniões inesperadas, quebram esse estado, reduzindo a eficiência. Estudos sugerem que, após uma interrupção, pode levar em média cerca de 23 minutos para um indivíduo voltar ao seu estado original de foco e produtividade. Este período inclui o tempo necessário para retomar a tarefa interrompida e reconquistar o estado de imersão na atividade.
Esses números refletem médias e podem variar significativamente. Alguns fatores que influenciam esses tempos incluem:
- A complexidade da tarefa interrompida.
- O nível de envolvimento na reunião.
- O ambiente de trabalho e as interrupções adicionais que podem ocorrer.
- Características individuais, como a capacidade de multitarefa e a resistência a interrupções.
Aqui estão alguns pontos-chave sobre como as interrupções afetam a produtividade e o foco:
- Custo de Troca de Tarefa: Mudar de uma tarefa para outra requer um período de ajuste cognitivo. Isso pode levar tempo e reduzir a eficácia com que ambas as tarefas são realizadas.
- Perda de Concentração: Retornar a um alto nível de concentração após uma interrupção pode levar algum tempo, o que atrasa o progresso na tarefa original.
- Fadiga Mental: Frequentes trocas entre tarefas e interrupções podem levar a um aumento da fadiga mental, diminuindo a capacidade de trabalho ao longo do dia.
- Gerenciamento de Tempo: Reuniões frequentes podem fragmentar o dia de trabalho, deixando menos blocos de tempo para trabalho focado e profundo.
- Estresse e Frustração: Interrupções constantes podem causar estresse e frustração, o que pode afetar negativamente o bem-estar e a satisfação no trabalho.
Quais são finalmente as horas produtivas de uma pessoa?
A ideia de que um funcionário produza efetivamente durante todas as 8 horas de uma jornada de trabalho padrão é, na maioria dos casos, irrealista. Aqui estão algumas razões fundamentadas para isso:
- Ciclos de Concentração: O ser humano tem ciclos naturais de atenção e concentração, conhecidos como ritmos ultradianos. Estes ciclos duram, em média, 90 a 120 minutos. Após cada ciclo, o cérebro precisa de um intervalo para descansar e se recuperar. Portanto, manter a concentração por 8 horas contínuas é fisiologicamente desafiador.
- Fadiga e Redução da Produtividade: Prolongar o foco por períodos extensos sem pausas adequadas pode levar à fadiga mental, reduzindo a qualidade e a eficiência do trabalho. Estudos mostram que a produtividade começa a diminuir após um certo período de trabalho contínuo.
- Interrupções e Multitarefa: No ambiente de trabalho moderno, interrupções são frequentes — e-mails, reuniões, chamadas telefônicas, etc. Essas interrupções quebram o fluxo de trabalho e exigem tempo para retomar a tarefa original. Além disso, a multitarefa frequentemente diminui a eficiência em vez de aumentá-la.
- Necessidades Pessoais: Fatores como fadiga, fome, necessidades biológicas e interações sociais também desempenham um papel. Essas necessidades humanas básicas requerem que os funcionários façam pausas regulares.
- Diminuição do Engajamento com o Tempo: Pesquisas indicam que o engajamento com o trabalho diminui à medida que a jornada de trabalho se prolonga, especialmente se a carga de trabalho é monótona ou repetitiva.
- Qualidade vs. Quantidade: A ênfase deve ser colocada na qualidade do trabalho e não necessariamente na quantidade de horas trabalhadas. Trabalhar de forma mais inteligente, e não mais longa, é frequentemente mais produtivo.
- Modelos de Trabalho Flexíveis: Tendências modernas de trabalho, como horários flexíveis e trabalho remoto, reconhecem que a produtividade não está diretamente atrelada a longas horas de trabalho contínuo.
Em resumo, é mais realista e benéfico reconhecer e planejar o dia de trabalho considerando esses fatores, em vez de esperar uma produtividade linear ao longo de 8 horas ininterruptas. Abordagens como trabalho com horários flexíveis, pausas regulares, e foco em tarefas específicas podem melhorar a produtividade e o bem-estar dos funcionários.
Vai uma Metodologia Ágil aí?
- Daily: 15 min — Impacto: 10 min antes + 23 após = 48min * 5 = 240
- Sprint Planning: 60min— Impacto: 10 + 23 + 60 = 93min
- Sprint Review: 60min — Impacto: 10 + 23 + 60 = 93min
- Restrospective: 60min — Impacto: 10 + 23 + 60 = 93min
Total do Tempo de Impacto com cerimônias SCRUM por semana: 519 minutos ou 1,7h por dia.
Vemos aqui que das 8 horas diárias, somente com reuniões ágeis, o impacto na atividade core do desenvolvedor é de 1,7 horas, restando 6,3 horas.
Mas calma, dessas 6,3 horas, a depender da organização, temos questões burocráticas a serem adicionadas, seja com preenchimento de registro de ponto, nível de exigência na escrita de tarefas, etc… .
Pesquisas realizadas em organizações revelaram que o tempo gasto por colaborador, diariamente com pausas e atividades de baixa intensidade é de 2 horas.
Pesquisas revelaram também que, além das cerimônias SCRUM, o time gasta em médiam 1,7 horas em reuniões extras, sejam elas de caráter gerais, setoriais ou de equipe, bem como em treinamentos internos. Coincidindo com o mesmo tempo de reuniões SCRUM de 1 semana.
Com o advento do Home Office (Trabalho Remoto) o funcionário agora tem uma função adicional que é o de Admistrador de Empresa. Ou seja, ele absorve todo trabalho que antes era de responsabilidade da organização e passa a administrar seu Home Office (como o próprio nome já diz: Escritório em Casa). Eis algumas das tarefas herdadas de um escritório: organização, limpeza, manutenção do computador, infra-estrutura, ambiente, recepção. Considere também a administração do office-lar. Onde é necessário total equilíbrio e administração de 2 espaços co-existentes ao mesmo tempo.
Desonestidade
Neste ponto chamo atenção para o fato de que primeiramente é errado considerar para o somatório do capacity, 8 horas por profissional por dia. Conforme foi apresentado no estudo, é impossível que um profissional produza 8 horas contínuas.
Em segundo lugar, quando se é perguntado ao desenvolvedor quantas horas ele leva para realizar uma tarefa, a resposta deste será baseada especificamente no tempo de concentração especialista, ou seja, aqui não é levada em consideração quaisquer outras horas que não sejam inerentes à seu Core Business, ainda assim se caso a tarefa seja implementação de código, certificar se o desenvolvedor está levando em conta, em sua estimativa, o tempo para para escrever teste unitário. Não é porque o desenvolvedor estimou uma tarefa em 2 horas, que caberá 4 tarefas de 2h para serem entregues em 1 dia. Esta abordagem inflacionária é considerada como desonesta.
Estratégias para Minimizar o Impacto:
- Agendar Bloques de Tempo: Reserve blocos de tempo específicos para trabalho ininterrupto e informe a equipe sobre esses períodos.
- Reuniões Planejadas: Tente agendar reuniões em blocos, ao invés de dispersá-las ao longo do dia.
- Agendas Claras para Reuniões: Tenha agendas bem definidas para reuniões para garantir eficiência.
- Cultura de Respeito ao Tempo: Promova uma cultura onde o tempo de trabalho focado seja respeitado.
- Ferramentas de Comunicação Assíncrona: Utilize ferramentas que permitam comunicação assíncrona, reduzindo a necessidade de reuniões constantes.
Proposta de um modelo realista
Com base em pesquisas multidisciplinares, em conjunto com o contexto acima explicado, criei uma abordadem para que o tempo de produtividade seja concentrado e as estimativas sejam realistas.
Proporção Áurea
A aplicação da regra de Pareto (80/20) e a proporção áurea (1,618) ao contexto da produtividade no trabalho pode fornecer uma abordagem interessante para otimizar a carga horária e a eficiência. Vamos explorar como esses conceitos podem ser combinados para sugerir uma carga horária produtiva:
Regra de Pareto (80/20):
Esta regra sugere que 80% dos resultados são geralmente derivados de 20% dos esforços. Aplicada ao trabalho, isso implica que uma parte significativa da produtividade pode ser alcançada em uma fração do tempo total disponível.
Proporção Áurea (1,618):
A proporção áurea é um número irracional famoso na matemática, arte e design pela sua estética agradável e equilíbrio. No contexto do tempo, poderia ser interpretada como uma busca por um equilíbrio ideal entre trabalho e descanso.
Aplicando ao Contexto de 8 Horas:
- Carga Horária Efetiva de Trabalho (20% de 8 Horas):
Com base na regra de Pareto, 20% de 8 horas equivale a 1,6 horas. Este seria o tempo focado onde a maior parte da produtividade seria alcançada.
- Distribuição do Restante do Tempo:
As 6,4 horas restantes poderiam ser distribuídas entre tarefas menos intensivas, pausas, reuniões, e outras atividades necessárias.
Aplicação da Proporção Áurea:
Se aplicarmos a proporção áurea ao período de trabalho mais produtivo (1,6 horas), obteríamos aproximadamente 2,6 horas (1,6 x 1,618) como um bloco de tempo equilibrado para trabalho intensivo e tarefas que exigem menos foco.
Sugestão de Distribuição do Tempo:
- Trabalho Focado e Intensivo: 2,6 horas
- Trabalho Moderado, Reuniões e Tarefas Administrativas: 3,4 horas
- Pausas, Atividades de Baixa Intensidade: 2 horas
Conclusão:
- Tenho várias certificações em SCRUM já atuei como Scrum Master e posso chamar a atenção para a forma em que o capacity de um time é apresentado está toalmente equivocado.
- A sugestão acima é uma aplicação idealizada da regra de Pareto e da proporção áurea em cima das pesquisas citadas. Na prática, cada indivíduo e equipe pode ter diferentes necessidades e ritmos de trabalho.
- A chave é flexibilidade e personalização, adaptando o conceito de produtividade para as necessidades e objetivos específicos da equipe.
- Monitoramento e ajustes regulares são recomendados para encontrar o equilíbrio ideal de produtividade para a equipe.
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